This short overview about IAENG.

The International Association of Engineers (IAENG) is a non-profit international association for the engineers and the computer scientists. IAENG was found by a group of engineers and computer scientists in 1968, originally as a private club network for its founding members. Later, with the efforts from its members, IAENG membership became open to all the members in the engineering and computer science community.  Nowadays, the IAENG members include research center heads, faculty deans, department heads, professors, research scientists/engineers, experienced software development directors and engineers, and university postgraduate and undergraduate students etc., from over one hundred different countries.

Our goals are to promote the co-operation between the professionals in various fields of the engineering and to cultivate an environment for the advance and development of the technology. Our objective includes:

Promoting the interactions between the engineers;

Advancing the application of engineering techniques from the academics to the industry;

Facilitating the exchange of information and ideas among the engineers and scientists freely.

This is the email acceptances:

Dear Dr. Mardhani Riasetiawan,
  Your application for the membership of the International Association
of Engineers (IAENG) has been processed. We are happy to inform you that
your application has been accepted.
  Your IAENG membership number is: 106170.
  As our members, you can receive updates on our coming activities and we
are looking forward to your participations in our activities. In the future,
if you have changed your contact email etc., you are very welcome to inform
us about your new email.

Best regards,

Mandy Zhou
Assistant Secretary
International Association of Engineers (IAENG)
http://www.iaeng.org
Coming IAENG Conferences:
	http://www.iaeng.org/conferences.html

Tidak hanya milik satu atau dua orang, satu bagian atau beberapa bagian, ketika ditelusuri ternyata banyak sekali dan diindikasikan semua data pegawai berstatus honorer milik instansi tersebut terpublish secara bebas di internet. Kejadian ini kemungkinan besar ketidaksengajaan dari system/data administrator yang menempatkan data-data ini di subfolder html-nya. Dari pengalaman saya, hal ini bisa disebabkan ketidakpahaman dalam mengklasifikasikan atau kesalahan penempatan file yang seharusnya berada di secure folder didalam web servernya.

Data ini tidak susah untuk diakses, karena dengan memanfaatkan Google Search penulis mencoba mencari berdasarkan nama seseorang kemudian di telusuri link yang ditampilkan dan pada akhirnya meenghasilkan file-file tersebut. Mungkin bagi instansi tersebut tidak penting, tetapi bagaimana dengan pihak-pihak yang cukup cerdas memanfaatkan ketersedian informasi berlimpah ini untuk hal-hal yang tidak diinginkan. Masih ingat kasus pembobolan bank, penipuan, penculikan bisa terjadi dari hal-hal seperti ini.

Saat ini penulis mencoba menghubungi administrator site bersangkutan tetapi belum ditemukan kontak jelas di site induknya. Bukan tidak mungkin kejadian ini bisa dijumpai diberbagai site/system instansi yang lain.

Bagaimana sebaiknya menyikapi ini? Bagi instansi-instansi pemerintah atau organisasi, perusahaan dan lainnya perlu memikirkan benar mana-mana data dan informasi yang layak untuk konsumsi internet dan mana-mana yang termasuk konsumsi internal. Perlunya system yang baik yang bisa menangani data (data governance system) dan juga kepedulian terhadap data sebagai asset yang bermanfaat jangka panjang dan penting harus menjadi focus manajemen, manajer IT, CIO dan administrator-administrator system.

Sebuah sistem yang baik tentu saja selalu ter-update dan ter-maintain baik dari sisi content dan teknologinya. System Development Life Cycle menjadi salah satu guidelines bagaimana sistem dikelola.Pengelolaan sistem dibanyak literatire dan studi kasus merupakan porsi terbesar dari sebuah SDLC. Isu yang berkembang saat ini bagaimana SDLC ditransformasikan menjadi System Implementation Life Cycle (SILC) yang lebih fokus pengelolaan dan implementasi sistem dengan perspektif jangka panjang. Studi kasus ini di lakukan dengan meneliti sistem inti dari perusahaan penerbangan dan perbankan. Dengan adanya studi ini diharapkan memberikan leson learned bagaimana good paradigm bagi CIO, engineer, and manajemen dalam mengelola sistemnya.

Pendahuluan

Fenomena gunung es dalam pengembangan dan pengelolaan sistem informasi diberbagai organisasi tentu saja sudah tidak aneh bagi kebanyakan kita yang bergelut dibidang manajemen TI/SI. Memang problem klasik yang terasa adalah pengembangan-pengembangan sistem informasi masih terfokus kepada pengembangannya, sementara aspek implementasi dan pengelolaan menjadi terfikirkan belakangan. Dalam studi saya 3 tahun lalu terhadap 10 perusahaan besar di Jakarta, mendapatkan dari 10 perusahaan yang mengimplementasikan ERP untuk pengelolaan keuangan, SDM dan pelaporan mengalami permasalahan sebagai berikut:

1. Sistem tersebut berjalan hanya dalam waktu 3-6 bulan secara rata-rata
2. memasuki bulan ke 6 masalah yang muncul adalah terdeteksinya fungs-fungsi bisnis perusahaan yang tidak ter-cover dalam sistem baru tersebut
3. Perubahan atau update-ing sistem informasi dilakukan tidak bisa berjalan direct update, terpaksa dilakukan re-engineering dengan skala besar-besaran.
4. Efek kejadian ini banyak perusahaan terpaksa beralih kembali ke sistem yang lama, membeli sistem yang baru, dan hanya sedikit yang bertahan dengan mengeluarkan investment cost yang semakin besar.

Lesson Learned

Saya meneliti 2 maskapai penerbangan international dan satu bank internasional untuk melihat bagaimana mereka mengelola sistem. Sengaja studi ini saya tidak menyebutkan perusahaan tersebut karena untuk privasi dan terkait perjanjian kesepahaman dengan mereka.

Observasi dilakukans selama kurang lebih 3 bulan dimulai Oktober s.d Desember 2009. Dua perusahaan penerbangan tersebut memang mengandalkan sistemnya baik di back endnya sebagai “main frame” untuk menangani lalu lintas data yang super update dan sangat banyak. Sistem yang dibangun benar-benar berbasis teknologi super computing. Sistem informasinya sendiri full web based dengan dukungan teknologi webservice, ajax, third parties application, channel payment terintegrasi dan lain sebagainya. Setiap hari tidak kurang dari 500.000 access tercatat secara rata-rata dari berbagai negara. perusahaan ini mencoba fokus untuk memberikan kemudahan, sistem yang simpel dan fleksibilitas dan user interface dan experiences penggunaannya, dengan tidak meninggalkan ciri/style perusahaan pada sistemnya.

Sementara yang perusahaan perbankan juga tidak jauh beda. Walaupun untuk trafik rate disekitar 100.000 access per hari, mereka berfokus pada kemudahan dan keamanan transaksi onlinenya. Dukungan supercomputer dan sistem yang terpadu dalam satu paket vendor penyedia, menyebabkan solusi yang ditawarkan memang benar-benar terintegrasi.

Good Practices

Dari hasil observasi dan analisa ada beberapa poin penting yang ingin saya share dan bisa menjadi contoh-contoh baik bagaimana meng-update dan mengelola sistem dengan baik.

1. Sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang saya sebutkan diatas melakukan pengelolaan sistem intinya (main frame, database, etc) setiap 2-3 bulan sekali by design. Maksudnya sistem di cek, di audit dan di pastikan berjalan normal dengan berbagai skenario setiap 2-3 bulan sekali tanpa harus menunggu “kecelakaan” sistem.
2. Aktivitas yang dilakukan dalam poin1 tersebut benar-benar memfokuskan pada operasional normal sistem, backup system dan disaster planningnya.
3. Untuk sistem yang berada di interface untuk digunakan user/penggunanya, mereka melakukan kegiatan updating dan maintain 2 minggu sekali. Meski demikian monitoring terhadap operaional dan fungsional feature adalah day by day.
4. Untuk melakukan itu semua CIO masing-masing perusahaan membuat sebuah “core team” yang bertugas me-manage dan fokus pada updating dan maintainning system dan content.
5. Eksekusi updating dan uploading sistem yang terbaharui dilakukan pada jam psikologis, misalnya waktu dini hari dengan asumsi menganalisa trafik yang tidak sibuk. Social representation dijaga dengan baik dengan cara pemberitahuan sejak dini adanya kegiatan updating ini disertai ekspektasi selesai dan tentu saja helpdesk kontak.

salah satu report dari Cyber Security team di perusahaan ini menyatakan bahwa percobaab serangan dari pihak luar secara ilegeal telah terjadi dengan rata-rata per 2 minggu-an, sehingga strategi updating dan maintaining saat ini di strategikan bisa mengantisipasi dan face-to-face dengan security problem  yang potensial bisa hadir sewaktu-waktu.

bagaimana dengan sistem kita, sudahkah kita punya schedule, cara dan manajemen untuk mengupdate, memaintain email server, website, portal sistem informasi, blog dan sebagainya?

Isu mutakhir yang saat ini dihadapi perusahaan-perusahaan kelas dunia adalah persaingan dengan perusahaan-perusahaan kelas dunia yang lain dalam hal inovasi dan percepatan layanan berbasis bisnis-bisnis baru meningkatkan keuntungan dan ekspansi bisnis. Hal ini kadang bersifat kompetisi yang menimbulkan inovasi-inovasi konstruktif tetapi tak menutup kemungkinan terjadinya kompetisi yang bersifat destruktif.

Teknologi saat ini memainkan isu-isu yang besar dan menjadi perhatian utama dalam pengembangan proses bisnis. Kebutuhan sistem yang sekarang menggunakan “jump-ing” strategi untuk mengikuti kebutuhan pelanggan, daya saing, dan kesesuaian dengan standar internasional sudah menjadi hal yang dibutuhkan.

Di masa mendatang , sistem, data digital akan menjadi pendorong bagi perusahaan untuk berubah dari yang berorientasi pada pelanggan, menjadi perusahaan yang lebih menitikberatkan efisien dan efektif chanel-chanel bisnisnya. Sistem informasi perusahaan seperti ERP, CRM, SRM, HR, dan lain akan terintegrasi dengan memanfaatkan resource sistem yang disediakan pihak ketiga baik secara bebas maupun partnership akan menjadi masa depan system informasi perusahaan.

CEO, CIO, engineer, system analyst, dan akuntan akan menjadi pemain-pemain utama untuk menentukan arah dan penggunaan system-sistem informasi ini. CEO dan CIO jelas menjadi nahkoda bagi perusahaan untuk menjalankan perusahaan yang mengantisipasi kebutuhan dan persaingan masa depan. Enginer akan memberikan kemampuan dalam hal process business engineer yang mengefisienkan dan mengefektifkan kinerja proses bisnis perusahaan.  System analyst dan akuntan akan bahu membahu menjadi lini terpenting bagi implementasi system informasi baik dari sisi pengembangan, proses menjalankan, sampai dengan audit system informasi. Akuntan menjadi strategic, karena akan bergerak di area yang lebih luas dengan kemampuan dan sensifitas dalam pemahaman proses bisnis, alur dan kinerja data bisnis dan tentu saja representasi informasi bisnis perusahaan , yang dalam hal ini menentukan posisi perusahaan dalam persaingan tersebut.

nah salah satu project yang running saat ini adalah Garuda Animations. Project ini goalsnya adalah menghasilkan satu film animasi 3D yang di proyeksikan seperti Avatar, yang mengangkat teme cerita-cerita rakyat dan kerajaan di Indonesia. Kami saat ini sedang mengarap skuel 1 yaitu tentang Sang Mahapatih Gadjah Mada.

Saya terlibat di implementasi dan menyiapkan infrastrukturnya. Saya memanfaatkan resource yang dipunyai oleh CERN network yang saat ini sudah ter-install di Malaysia sebagai backbone infrastructurenya. Dengan mengimplementasikan Scientific Cluster, LinuxScience, etc alhamdulillah sudah mencapai 120Gflops untuk benchmarknya (diatas expectation untuk running sekitar 128 nodes).

Nah yang menarik adalah untuk clientnya, pekerja-pekerja animiasi yang menyiapkan anasi, jalur cerita, etc bekerja dengan PC based cluster memanfaatkan sistem operasi Dynobolic dengan software Blender. Hari ini setup instalasi sistem operasi dan aplikasi berjalan dengan sangat smooth.

Projek ini akan diproyeksikan selesai sebelum agustus tahun ini, harapannya tepat kemerdekaan Indonesia, film animasi ini bisa di release secara terbuka. Saat ini beberapa channel yang menyatakan ketertarikan adalah Youtube untuk thrailler dan official broadcasting. Ada ide juga untuk membuat porrtal offcialnya untuk membuat online bioskop produk0-produjk atau sekuel dari hasil kerja team ini.  Untuk ditelevisi atau bioskop tentunya masih wait and see, karena terus terang kita membutuhkan source channel u bisa menembus industri televisi dan theatre.

Saat ini team ini bekerja secara volunteer dan bekerja secara remote dari masing-masing lokasi, tercatat ada 5 negara aktif saat ini yaitu Malaysia, Finland, Belanda, Taiwan, dan di Qatar. tentunya sponsor dan support, temen-teman yang tertarik gabung bisa menghubungi saya (baik melalui site ini atau by email [ mardhani at gmail dot com])  untuk memperkuat dan bekerja bersama-sama.

note: image source berada di link masing-masing image

screen shoot from my discussion with Amru Rosyada in Plurk. The points of this discussion are :

Log wawancara ini saya publish untuk sama-sama kita bisa leason learned sebenarnya bagaimana sebuah kegiatan berbasis IT kita jalankan, poblematikanya, dan fenomena gunung es yang baru kita sadari saat ini. semoga ada manfaatnya….

girl_trinityone :

girl_trinityone www…

Me o jelas ssekali, open source sendiri ketika kita pakai di puskom (pptik dulu) awal2 memang idealis…

girl_trinityone w jadi masih belum ada yg menggantikan..

girl_trinityone w demikian…

girl_trinityone :

Isu mutakhir yang saat ini dihadapi perusahaan-perusahaan kelas dunia adalah persaingan dengan perusahaan-perusahaan kelas dunia yang lain dalam hal inovasi dan percepatan layanan berbasis bisnis-bisnis baru meningkatkan keuntungan dan ekspansi bisnis. Hal ini kadang bersifat kompetisi yang menimbulkan inovasi-inovasi konstruktif tetapi tak menutup kemungkinan terjadinya kompetisi yang bersifat destruktif.

Teknologi saat ini memainkan isu-isu yang besar dan menjadi perhatian utama dalam pengembangan proses bisnis. Kebutuhan sistem yang sekarang menggunakan “jump-ing” strategi untuk mengikuti kebutuhan pelanggan, daya saing, dan kesesuaian dengan standar internasional sudah menjadi hal yang dibutuhkan.

Di masa mendatang , sistem, data digital akan menjadi pendorong bagi perusahaan untuk berubah dari yang berorientasi pada pelanggan, menjadi perusahaan yang lebih menitikberatkan efisien dan efektif chanel-chanel bisnisnya. Sistem informasi perusahaan seperti ERP, CRM, SRM, HR, dan lain akan terintegrasi dengan memanfaatkan resource sistem yang disediakan pihak ketiga baik secara bebas maupun partnership akan menjadi masa depan system informasi perusahaan.

CEO, CIO, engineer, system analyst, dan akuntan akan menjadi pemain-pemain utama untuk menentukan arah dan penggunaan system-sistem informasi ini. CEO dan CIO jelas menjadi nahkoda bagi perusahaan untuk menjalankan perusahaan yang mengantisipasi kebutuhan dan persaingan masa depan. Enginer akan memberikan kemampuan dalam hal process business engineer yang mengefisienkan dan mengefektifkan kinerja proses bisnis perusahaan.  System analyst dan akuntan akan bahu membahu menjadi lini terpenting bagi implementasi system informasi baik dari sisi pengembangan, proses menjalankan, sampai dengan audit system informasi. Akuntan menjadi strategic, karena akan bergerak di area yang lebih luas dengan kemampuan dan sensifitas dalam pemahaman proses bisnis, alur dan kinerja data bisnis dan tentu saja representasi informasi bisnis perusahaan , yang dalam hal ini menentukan posisi perusahaan dalam persaingan tersebut.

Tema ini akan saya presentasikan pada kuliah tamu pada :

Waktu dan Tempat:
Pendaftaran     : 2-10 Februari 2010
Pelaksanaan    : Kamis, 11 Februari 2010
Tempat           : Ruang Audio Visual FEB UGM
Waktu             : 12.30 WIB -selesai

tentunya pandangan dari sudut lain bisa dimungkinkan untuk melengkapi review ini, anda punya pandangan di luar IT or out of the box, silahkan tulis di comments…terima kasih

Magister Teknologi Informasi UGM akan menyelenggarakan kuliah umum dengan tema “Future Digital Data”. Materi akan dibawakan oleh salah satu almuni Magister Teknologi Informasi UGM yang saat ini sedang menempuh S3 di Universiti Teknologi PETRONAS Malaysia, Mardhani Riasetiawan, MT. Untuk mengikuti kuliah umum ini harus mendaftar online di tautan ini. Adapun kuliah umum ini akan diselenggarakan pada :

Hari, Tanggal : Rabu, 10 Februari 2010

Pukul : 09.30 – 11.30 WIB

Tempat : Ruang E6, Gedung Teknik Elektro dan Teknologi Informasi UGM lt. 3

Dokumen lengkap tentang kuliah umum ini dapat diunduh pada tautan ini.

Daftar peserta yang mengikuti kuliah umum ini klik tautan ini.

Informasi lebih lanjut hubungi Bagian Akademik Magister Teknologi Informasi UGM, akademik@mti.ugm.ac.id.

(images source)

Case ini terjadi sekitar awal tahun 2008, di Yogyakarta, ada sebuah perusahaan kecil bergerak dalam produksi dan penjualan barang-barang kerajinan perak di Kotagede (tetangga kampung saya sebenarnya). Pemiliknya kebetulan temen ronda dulu, nah suatu saat saya sebenarnya tertarik untuk belajar memulai usaha dari beliaunya yang saya pandang cukup berhasil emnjalankan bisnis tersebut. Singkat cerita, beliau malah menceritakan satu problem yang sedang dihadapinya.

Problem

Perusahaan ini saat ini masih menggunakan sistem keuangan berbasis buku tertulis, memang sudah menggunakan sistem akuntansi dari panduan buku-buku teks. Di perusahaan tersebut ada juga tenaga akuntansi dari SMEA, dan saat ini beliau cukup nyaman juga dengan informasi yang dihasilkan, semacam berapa penerimaan per bulan, keuntungan, siapa saja customer besar, dan seterusnya. Dari sisi pembiayaan (cost) juga sama, beliau bisa tahu apa cost terbesar, pajak, dan lainnya.

(image source)

Meskipun sudah cukup nyaman, satu yang masih menganjal beliau adalah usahanya mulai berkembang besar dengan ditandai membuka beberapa toko yang sama di satu lokasi dan lokoasi lainnya, bahkan rencana akan buka di mall dan kota lain. Dengan satu pabrik katakanlah dan satu toko sekarang, waktu dan resources lain untuk menghasilkan laporan yang baik dari sisi keuangan ternyata butuh waktu lama, penggunaan komputer sebatas Excel-lah, dan tidak bisa dipungkiri perhitungan atau kalkulasi keuangan sering kalo terjadi kesalahan, jurnal juga kadang salah menyebabkan perbaikan satu data transaksi terpaksa mengubah keseluruhan proses berikutnya, dan seterusnya….

Permintaan Bapak ini simple, saya coba kutip kata-katanya, ” Mas, ada ngak sih cara bagaimana ya pakai excel atau apalah yang bisa membantu pencatatan transaksi tempat saya ini rapi dan ngak salah-salah….”

Problem Solving Process

kemudian, akhirnya saya sepakat dengan Bapak ini saya akan coba bantu, tetapi dengan syarat, kalau berhasil ya pak, saya bilang begitu (biasa basa basi orang jawa).

Saya memulai explorasi dengan mengunjungi toko tersebut, selama 2 hari saya melihat lihat pada waktu waktu sibuk pengunjung (biasanya weekend/minggu, jam-jam pagi siang). hal ini untuk melihat apa sebenarnya proses yang terjadi. Kalau bahasa profesionalnya menganalisa proses bisnisnya dulu.  kemudian exploarsi berlanjut ke proses keuangan dan akuntansinya sendiri. Saya memulai dengan menganalisa report-report output yang dihasilkan. Nah ini memang agak unik, kalau biasanya konsultan akan bekerja dari sumber datanya dulu. Hal ini saya kerjakan untuk melihat sebenarnya core problem di output atau prosesnya. dengan pendekatan output first apporach ini akan menghemat waktu (based on my experiences). Kemudian setelah mendeteksi beberapa kejanggalan seperti, report yang tidak terupdate serta merta, multiple report (duplikasi), cross balance dan referncesnya tidak muncul adalah problem-problem atau indikasi klasik yang sering muncul.

Disisi proses, jelas permasalahan adalah transksi dicatat ketika sudah selesai dan sudah benar-benar final. sehingga meskipun ada transaksi terjadi kemudian misal dibatalkan oleh customer, maka transaksi dianggap tidak pernah ada, padahal ini ada sumber daya keuangan yang sudah keluar masuk juga. garis besarnya memang belum ada pemahanan yang cukup tentang proses akuntansi —> ini problem basic.

Solusi

setelah satu minggu berpikir keras, dan dibantu konsultan ahli akuntansi dan keuangan (yang juga istri saya tercinta, karena sama-sama dulu S1 nya akuntansi) maka saya mengusulkan kepada Bapak itu beberapa solusi. Solusi ini saya sampaikan secara informal pas jadwal ronda minggu depannya hehehe…sambil lihat Live Liga Inggris dan main catur. (sorry ini out of topics).

Solusinya sebagai berikut :

1. Saya melakukan implementasi sistem informasi akuntansi dalam 1 packet yaitu terdiri dari prosedur dan proses akuntansi, dan sistem akuntansi nya sendiri yang saya bundle dalam satu paket aplikasi yang saya buat dengan aplikasi spreeadsheet open source (open Office). Keuntungannya, sistem informasi akuntansinya nanti tidak perlu dijalankan oleh orang yang benar-benar paham akuntansi karena sudah dikerjakan by system.

2. Strategi implementasinya simple, saya buatkan semacam program macro di OO Spreadhseet, yang terdiri atas :

- menu sales: untuk proses transaksi penjualan tunai dan kredit (order) termasuk proses keluar barang

- menu gudang : untuk proses managemen gudang (input barang-barang, etc), termasuk meng-cover proses pembelian barang2 jadi dari pengrajin dan bahan-bahan mentah

- menu akuntansi : untuk proses journal perbaikan, penyesuian, dan journal umum

- menu laporan : untuk menghasilkan laporan-laporan sederhana dan detail baik dari laporan keuangan, laba rugi, pajak , etc

- manu lain-lain : untuk daftar pegawai, etc

3. sistem akuntansi yang saya terapkan dengan 3 journal system, menggunakan sistem journal penjualan, journal pembelian dan journal umum, yang kemudian saya terjemahkan dalm spreedsheat tersebut.

dari hasil implementasi 2 bulan diawal, memang masih banyak problem yang ditemui, dan sistem sederhana ini tentunya masih banyak perbaikan. tetapi dalam waktu 6 bulan ternyata perusahaan itu sudah terbiasa menggunakan dan akhirnya mereka bisa menjadi lebih rapi dari sebelumnya dalam hal pembukuan. kalau dari sisi laba perusahaan memang tidak ada signifikansi dari sisi keuntungan finansial, tetapi yang saya tangkap mereka jadi lebih PD, lebih singkat waktu prosesnya, dan pekerjaan jadi lebih ringan,  dan yang pasti tidak perlu orang bergelar SE.Ak untuk dipekerjakan….

Pelajaran yang saya dapat di case ini adalah perusahaan yang dibutuhkan adalah kemudahan, bukan canggihnya teknologi. dengan pendekatan menyederhanakan proses, dan memberikan ketepatan dan kepuasan report kepada orang-orang yang membutuhkan laporan semacam bos, karayawan sendiri atau orang pajak, etc itu sudah lebih dari cukup. tetapi dengan catatan tentu saja disesuaikan dengan scale and compleksitas perusahaan ya…semoga ini bisa bermanfaat untuk dunia UKM di Indonesia.